E-Rechnungspflicht
Seit 2025 muss jede Schreinerei E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 oder 2028 muss sie Rechnungen an Geschäftskunden selbst als E-Rechnung schicken. Eine PDF reicht dann nicht mehr. Dieser Leitfaden erklärt, was eine E-Rechnung ist, wer wann betroffen ist, wie Empfang und Versand im Alltag funktionieren und wie die Umstellung ohne Stress gelingt.
E-Rechnung in sechs Schritten
Ein Klick führt zum Abschnitt:
E-Rechnungs-Check
Welche Rechnung ist für welchen Kunden in welchem Jahr erlaubt? Empfänger, Betriebsgröße, Betrag und Jahr wählen:
Noch Übergangszeit
Noch Übergangszeit
Papierrechnungen sind noch erlaubt, eine PDF-Rechnung mit Zustimmung des Empfängers. Ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für dich – die Zeit bis dahin für die Umstellung nutzen.
Jetzt vorbereiten
- E-Rechnungen empfangen und als XML archivieren – Pflicht für jeden Betrieb seit 2025
- Rechnungsprogramm auf XRechnung oder ZUGFeRD prüfen und eine Testrechnung an einen Geschäftskunden schicken
- Bei Geschäftskunden die Rechnungs-E-Mail-Adresse und eine eventuelle Bestellnummer oder Käuferreferenz in die Stammdaten aufnehmen
Was eine E-Rechnung ist – und was nicht
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das ein Programm ohne Abtippen lesen kann. Welche Angaben sie enthalten muss, legt die europäische Norm EN 16931 fest. Eine PDF, die nur aussieht wie eine Rechnung, ist keine.
Format
XRechnung
- Was es ist
- Reines XML-Format, für Menschen nur mit Anzeigeprogramm lesbar
- Als E-Rechnung
- Zulässig; Standard bei öffentlichen Auftraggebern
Format
ZUGFeRD ab 2.0.1 (Profil EN 16931, Extended oder XRechnung)
- Was es ist
- PDF zum Lesen mit eingebetteten XML-Daten – maßgeblich sind die XML-Daten
- Als E-Rechnung
- Zulässig
Format
ZUGFeRD Minimum oder Basic WL
- Was es ist
- Enthält nicht alle Pflichtangaben
- Als E-Rechnung
- Keine E-Rechnung
Format
PDF, Word, Scan, Foto
- Was es ist
- Nur ein Bild der Rechnung, ohne strukturierte Daten
- Als E-Rechnung
- Keine E-Rechnung – „sonstige Rechnung“
Format
EDI-Verfahren (z. B. EDIFACT)
- Was es ist
- Datenaustausch zwischen Unternehmen nach Vereinbarung
- Als E-Rechnung
- Übergangsweise zulässig
Die Pflichtangaben einer Rechnung bleiben dieselben: Name und Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Nummer, Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Neu ist nur, dass sie in festen Datenfeldern stehen – und dass Geschäftskunden oft zusätzlich eine Bestellnummer oder Käuferreferenz erwarten.
Wer wann betroffen ist
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen, die vom Gesamtumsatz des Vorjahres abhängen:
| Zeitpunkt | Was gilt |
|---|---|
| Seit 1.1.2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können – ohne Übergangsfrist, auch Kleinunternehmer |
| Bis 31.12.2026 | Alle dürfen noch Papier- oder – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen ausstellen |
| Ab 1.1.2027 | Pflicht zum Ausstellen für Betriebe mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr (2026) |
| Bis 31.12.2027 | Betriebe bis 800.000 € Vorjahresumsatz dürfen noch Papier oder PDF verwenden |
| Ab 1.1.2028 | Pflicht für alle inländischen Unternehmen bei Rechnungen an andere Unternehmen |
Ausnahmen
- Rechnungen an Privatkunden – unabhängig von der Höhe
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, etwa für Kleinmaterial oder eine kleine Reparatur
- Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG
- Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Leistungen
Wichtig für Schreinereien: Vermieter, Hausverwaltungen und Wohnungseigentümergemeinschaften sind umsatzsteuerlich oft Unternehmer. Arbeiten in vermieteten Wohnungen werden dann an ein Unternehmen abgerechnet – mit E-Rechnung, sobald die Pflicht greift.
E-Rechnungen empfangen
Der Empfang ist seit 2025 Pflicht und im Alltag einfacher, als oft befürchtet:
- 1
Eine feste Adresse für Rechnungen
Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang, am besten eine eigene Adresse wie rechnung@… – Lieferanten bekommen sie mitgeteilt. Ein besonderer Übertragungsweg ist nicht vorgeschrieben.
- 2
Lesbar machen
XML-Dateien zeigt die Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware an. Für den Übergang gibt es kostenlose Anzeigeprogramme. Bei ZUGFeRD ist das PDF lesbar – maßgeblich sind aber die eingebetteten Daten.
- 3
Prüfen wie bisher
Stimmen Leistung, Menge, Preis und Steuer mit Bestellung und Lieferschein? Die technische Prüfung (Validierung) erkennt Formatfehler, ersetzt aber nicht den Blick auf den Inhalt.
- 4
Freigeben, buchen, archivieren
Archiviert wird der XML-Datensatz im Ursprungsformat, unveränderbar – in der Buchhaltungssoftware oder einem Archiv, nicht nur im Postfach.
- E-Mail an rechnung@…
- Anzeigen
- Prüfen
- Freigeben
- Buchen
- XML archivieren
Praxistipp
E-Rechnungen ausstellen
Für das Ausstellen braucht es ein Programm, das die strukturierten Daten erzeugt – mit einer Word- oder Excel-Vorlage geht das nicht.
- Branchensoftware: Die gängigen Kalkulations- und Auftragsprogramme für Schreinereien erzeugen XRechnung oder ZUGFeRD – oft per Update oder Zusatzmodul.
- Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme: Cloud-Lösungen für kleine Betriebe bieten den Export meist schon im Standard.
- Portale für Einzelfälle: Für wenige Rechnungen im Jahr gibt es Online-Werkzeuge, mit denen sich eine E-Rechnung von Hand erstellen lässt.
- Abschläge, Schlussrechnung, Korrekturen: Alle Rechnungen an Geschäftskunden müssen im Format kommen – auch Abschlagsrechnungen und Rechnungskorrekturen.
Öffentliche Auftraggeber
Bund, Länder und viele Kommunen verlangen E-Rechnungen schon seit Jahren – unabhängig von den Fristen oben. Abgerechnet wird meist als XRechnung über das Rechnungsportal des Auftraggebers, mit der Leitweg-ID, die er im Auftrag nennt. Wer für Schulen, Kitas oder Rathäuser arbeitet, klärt Portal und Leitweg-ID am besten vor der ersten Abschlagsrechnung.
Fehler, Berichtigung und Vorsteuer
Das Bundesfinanzministerium hat im Oktober 2025 klargestellt, wie mit fehlerhaften E-Rechnungen umzugehen ist:
Fehler
Formatfehler
- Beispiel
- Datei entspricht nicht dem Format, XML fehlt oder ist kaputt
- Folge
- Keine E-Rechnung, sondern sonstige Rechnung – nach der Übergangszeit nicht ausreichend
Fehler
Fehler gegen Geschäftsregeln
- Beispiel
- Pflichtfeld leer, Summen stimmen nicht
- Folge
- Muss korrigiert werden; die Validierung zeigt solche Fehler an
Fehler
Inhaltsfehler
- Beispiel
- Falscher Steuersatz, falsche Leistungsbeschreibung
- Folge
- Wie bisher: berichtigen, damit der Kunde Vorsteuer ziehen kann
Ändert sich nur der Betrag – etwa durch Skonto oder einen Preisnachlass –, braucht es keine neue E-Rechnung. Ändert sich die Leistung selbst, wird neu oder berichtigt abgerechnet, wieder als E-Rechnung.
Aufbewahrung
E-Rechnungen sind Buchungsbelege mit acht Jahren Aufbewahrungsfrist.
Aufbewahrt wird der strukturierte Datensatz im Ursprungsformat, unveränderbar. Bei ZUGFeRD sind das die eingebetteten XML-Daten; die PDF-Ansicht muss nur aufgehoben werden, wenn sie zusätzliche steuerlich wichtige Angaben enthält. Wie das in der Praxis geht, steht unter Aufbewahrungspflichten und GoBD.
Fahrplan für die Umstellung
Wer früh anfängt, stellt ohne Druck um:
- 1
Jetzt: Empfang sicherstellen
Rechnungsadresse einrichten, Anzeige und Archiv der XML-Daten klären, Steuerberatung fragen, wie die Belege künftig übergeben werden.
- 2
Software prüfen
Kann das Rechnungs- oder Branchenprogramm XRechnung und ZUGFeRD im Profil EN 16931 erzeugen? Wenn nein: Update, Zusatzmodul oder Wechsel planen – mit Luft bis zum Stichtag.
- 3
Stammdaten ergänzen
Bei allen Geschäftskunden – auch Vermietern und Hausverwaltungen – die Rechnungs-E-Mail und, falls verlangt, Bestellnummer, Käuferreferenz oder Leitweg-ID erfassen.
- 4
Testlauf mit einem Geschäftskunden
Eine echte Rechnung als E-Rechnung schicken und nachfragen, ob sie angekommen und lesbar ist. So zeigen sich fehlende Angaben, bevor es Pflicht ist.
- 5
Ab Stichtag: nur noch E-Rechnungen an Unternehmen
Ab 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, sonst ab 2028. Für Privatkunden bleibt alles wie bisher.
Ausblick: E-Rechnung in ganz Europa
Mit dem EU-Paket „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA) werden E-Rechnungen ab 2030 auch bei grenzüberschreitenden Geschäften zwischen Unternehmen Pflicht, verbunden mit einer elektronischen Meldung an die Steuerverwaltung.
Für Schreinereien, die nur im Inland arbeiten, ändert sich dadurch zunächst wenig. Wer jetzt auf EN 16931 umstellt, ist für die nächsten Schritte vorbereitet.
Die häufigsten Stolpersteine
Die Umstellung scheitert selten an der Technik, sondern an Details:
| Stolperstein | Abhilfe |
|---|---|
| Rechnung mit Word-Vorlage an einen Gewerbekunden ab dem Stichtag | Ab der Pflicht ist das keine ordnungsgemäße Rechnung mehr – Programm mit E-Rechnungs-Export nutzen. |
| Nur das PDF der ZUGFeRD-Rechnung abgelegt | Die XML-Daten sind das Original und müssen archiviert werden. |
| Vermieter oder Hausverwaltung als Privatkunde behandelt | Sie handeln meist als Unternehmer – nachfragen und in den Stammdaten vermerken. |
| Bestellnummer des Kunden fehlt | Große Kunden weisen E-Rechnungen ohne Bestell- oder Referenznummer oft zurück. |
| Programm-Update zu spät geplant | Umstellung in einer ruhigen Phase testen, nicht kurz vor dem Stichtag im Jahresendgeschäft. |
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft nur Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatpersonen dürfen weiter auf Papier oder als PDF verschickt werden.
Was gilt bei Vermietern und Hausverwaltungen?
Wer Wohnungen vermietet, ist umsatzsteuerlich meist Unternehmer, auch wenn die Vermietung steuerfrei ist – Rechnungen für die vermietete Immobilie fallen dann in der Regel unter die E-Rechnungspflicht. Gleiches gilt häufig für Wohnungseigentümergemeinschaften. Im Zweifel beim Auftrag nachfragen, ob für das Unternehmen bestellt wird, und das in den Stammdaten festhalten.
Muss ich als Kleinunternehmer etwas tun?
Empfangen musst du E-Rechnungen seit 2025 können. Ausstellen musst du sie nicht – Kleinunternehmer dürfen dauerhaft Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben, eine PDF mit Zustimmung des Empfängers.
Reicht eine normale PDF-Rechnung per E-Mail?
Während der Übergangszeit ja, wenn der Empfänger zustimmt. Ab der Pflicht für deinen Betrieb ist sie gegenüber Unternehmen keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto.
XRechnung oder ZUGFeRD – was soll ich nehmen?
Beides ist zulässig. ZUGFeRD hat den Vorteil, dass Kunden ohne Software die Rechnung als PDF lesen können, während ihre Buchhaltung die Daten automatisch übernimmt. Öffentliche Auftraggeber verlangen meist XRechnung. Gute Rechnungsprogramme können beides.
Was passiert, wenn eine E-Rechnung fehlerhaft ist?
Das BMF unterscheidet Format- und Inhaltsfehler. Entspricht die Datei nicht dem Format, ist sie keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung – nach Ende der Übergangszeit kann das den Vorsteuerabzug des Kunden gefährden, er wird eine korrekte Rechnung verlangen. Bei inhaltlichen Fehlern gilt wie bisher: Pflichtangaben müssen stimmen, sonst wird berichtigt.
Wie lange muss ich eine E-Rechnung aufbewahren?
Acht Jahre wie jeden anderen Buchungsbeleg – und zwar den strukturierten Datensatz im Ursprungsformat, nicht nur einen Ausdruck. Details unter Aufbewahrungspflichten und GoBD.
Gelten die Regeln auch für Abschlagsrechnungen und Gutschriften?
Ja. Auch Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen an Unternehmen müssen ab der Pflicht als E-Rechnung ausgestellt werden, ebenso Gutschriften, mit denen der Kunde abrechnet, und Rechnungskorrekturen.
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