Arbeitszeiterfassung & Zeitmanagement
Arbeitszeit muss erfasst werden – das gilt seit 2022 für jeden Betrieb, und ein neues Arbeitszeitgesetz soll die Details regeln. Für eine Schreinerei ist die Erfassung aber mehr als eine Pflicht: Wer Stunden je Auftrag kennt, kalkuliert genauer. Dieser Leitfaden zeigt, was heute gilt und was kommen soll, welche Grenzen auf Montage zu beachten sind und wie die Erfassung im Alltag funktioniert.
In sechs Schritten zur Zeiterfassung
Ein Klick führt zum Abschnitt:
Was heute gilt – und was kommen soll
Die Pflicht zur Zeiterfassung steht bisher nicht ausdrücklich im Arbeitszeitgesetz, sondern folgt aus der Rechtsprechung.
Heute: Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass Arbeitgeber die tägliche Arbeitszeit messen müssen. Das Bundesarbeitsgericht hat daraus am 13. September 2022 abgeleitet, dass diese Pflicht in Deutschland schon nach dem Arbeitsschutzgesetz gilt – für alle Betriebe, ohne Ausnahme für kleine. Zu erfassen sind Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit einschließlich Überstunden. Die Form ist offen; auch Papier ist zulässig.
Geplant: Das Bundesarbeitsministerium hat am 18. Juni 2026 einen Referentenentwurf vorgelegt. Danach soll die Arbeitszeit elektronisch und grundsätzlich am Tag der Arbeit erfasst werden. Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen ausgenommen sein, größere Betriebe Übergangsfristen von bis zu fünf Jahren bekommen, je kleiner, desto länger. Die Abkehr von der täglichen hin zu einer wöchentlichen Höchstarbeitszeit soll nur über Tarifverträge möglich sein; die Ruhezeit von elf Stunden bleibt.
Stand Oktober 2026: Ein Kabinettsbeschluss liegt noch nicht vor, Einzelheiten sind in der Koalition umstritten. Wer jetzt eine Lösung einführt, wählt am besten gleich eine elektronische – dann passt sie auch zum neuen Gesetz.
Die Grenzen: Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeit
Die Erfassung dient vor allem dazu, die Schutzregeln einzuhalten. Für Erwachsene gilt das Arbeitszeitgesetz, für Auszubildende unter 18 das strengere Jugendarbeitsschutzgesetz:
Regel
Arbeitszeit pro Werktag
- Ab 18 Jahren
- 8 Stunden, bis 10 Stunden, wenn im Schnitt von sechs Monaten 8 Stunden nicht überschritten werden
- Unter 18 Jahren
- 8 Stunden, höchstens 40 pro Woche
Regel
Pausen
- Ab 18 Jahren
- 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden, in Abschnitten von mindestens 15 Minuten
- Unter 18 Jahren
- 30 Minuten bei mehr als 4,5 Stunden, 60 Minuten bei mehr als 6 Stunden
Regel
Ruhezeit
- Ab 18 Jahren
- 11 Stunden ununterbrochen zwischen zwei Arbeitstagen
- Unter 18 Jahren
- 12 Stunden
Regel
Sonn- und Feiertage
- Ab 18 Jahren
- Grundsätzlich frei, Ausnahmen nur in gesetzlich geregelten Fällen
- Unter 18 Jahren
- Grundsätzlich frei
Regel
Nacht
- Ab 18 Jahren
- Keine Grenze, aber besondere Schutzregeln für Nachtarbeit
- Unter 18 Jahren
- Keine Arbeit zwischen 20 und 6 Uhr, Ausnahmen eng begrenzt
Arbeitstag-Check
Beginn, Ende, Pausen und den Beginn am nächsten Tag eintragen – der Check zeigt, ob der Tag im Rahmen liegt:
Fahrten vom Betrieb zur Baustelle zählen in aller Regel zur Arbeitszeit – erst recht für den, der den Firmenwagen fährt.
Arbeitszeit 9:45 h, keine Verstöße
9:45 h
Arbeitszeitgesetz · ohne Pausen
- ArbeitszeitÜber 8 Stunden nur, wenn im Schnitt von sechs Monaten 8 Stunden pro Werktag nicht überschritten werden – und Zeiten über 8 Stunden müssen aufgezeichnet sein.
- PausenMindestens 45 Minuten sind vorgeschrieben – erfüllt.
- Ruhezeit bis zum nächsten Tag13:30 h Ruhe – mindestens 11 Stunden sind vorgeschrieben.
Montage und Baustelle
In der Werkstatt sind die Grenzen selten ein Problem. Kritisch sind Montagetage weit weg vom Betrieb: früh los, lange Fahrt, Montage bis zum Schluss, spät zurück.
- Fahrten vom Betrieb zur Baustelle und zurück zählen in aller Regel zur Arbeitszeit – ein Montagetag mit je zwei Stunden Fahrt lässt nur noch sechs Stunden Montage im Rahmen von zehn Stunden
- Wird es länger, die Montage auf zwei Tage verteilen oder eine Übernachtung einplanen – eine elfte Arbeitsstunde ist kein Ausgleichsfall mehr, sondern ein Verstoß
- Nach einem späten Rückweg beginnt der nächste Tag frühestens elf Stunden später, bei Azubis unter 18 zwölf Stunden
- Lange Tage über acht Stunden müssen innerhalb von sechs Monaten ausgeglichen werden – ein Arbeitszeitkonto macht das sichtbar
- Pausen auf der Baustelle tatsächlich nehmen und erfassen, auch wenn der Kunde wartet
Praxistipp
Erfassungsmethoden im Vergleich
Welche Methode passt, hängt von Teamgröße, Außeneinsätzen und der übrigen Software ab:
Methode
Stundenzettel auf Papier
- Passt zu
- Sehr kleine Teams, wenig Außeneinsätze
- Stärken und Schwächen
- Keine Kosten, aber Abschreibfehler, mühsame Auswertung – und nach dem Entwurf künftig nur noch für Kleinbetriebe zulässig
Methode
Excel oder Tabellen
- Passt zu
- Übergangslösung im Büro
- Stärken und Schwächen
- Flexibel, aber leicht nachträglich änderbar und kaum mobil – für die Baustelle unpraktisch
Methode
App auf dem Smartphone
- Passt zu
- Teams mit Montage und Baustellen
- Stärken und Schwächen
- Erfassung vor Ort, je Auftrag und Tätigkeit, direkt auswertbar für Lohn und Nachkalkulation
Methode
Terminal mit Chip
- Passt zu
- Feste Werkstatt mit Schichtbeginn vor Ort
- Stärken und Schwächen
- Schnell und manipulationsarm, für Außeneinsätze mit einer App kombinieren
Methode
Branchensoftware mit Zeitmodul
- Passt zu
- Betriebe, die Kalkulation und Aufträge schon digital führen
- Stärken und Schwächen
- Stunden landen gleich am richtigen Auftrag – die Grundlage für eine echte Nachkalkulation
Was eine Erfassung enthalten sollte
- Name, Datum, Beginn, Ende und Pausen – daraus die Dauer
- Bei Außeneinsätzen: Fahrt und Montage getrennt
- Für die Nachkalkulation: Auftrag und Tätigkeit
- Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit, Berufsschule
- Nachträgliche Änderungen nachvollziehbar, nicht überschreibbar
Zeiterfassung einführen
Die beste Lösung ist die, die auf der Baustelle wirklich benutzt wird:
- 1
Regeln festlegen
Was zählt als Arbeitszeit – Rüsten, Fahrten, Laden des Montagewagens? Wie werden Pausen erfasst, wie Überstunden ausgeglichen? Die Regeln gehören schriftlich in eine kurze Betriebsregel oder Betriebsvereinbarung.
- 2
Werkzeug auswählen und testen
Zwei, drei Lösungen mit dem Team ausprobieren – vor allem mit den Kollegen auf Montage. Was auf der Baustelle mit Handschuhen nicht funktioniert, wird nicht genutzt.
- 3
Erklären statt anordnen
Die Erfassung schützt auch die Beschäftigten: Jede Überstunde ist belegt. Wer erklärt, warum erfasst wird und was mit den Daten passiert, bekommt verlässlichere Zeiten.
- 4
Kontrollieren und auswerten
Die Erfassung darf an die Beschäftigten delegiert werden, die Verantwortung bleibt beim Betrieb. Einmal pro Woche einen Blick auf Pausen, lange Tage und Ruhezeiten werfen – und Verstöße abstellen.
Zeitdaten sind personenbezogene Daten. Erfasst wird, was nötig ist – Beginn, Ende, Pausen, Auftrag. Eine dauerhafte GPS-Ortung zur Leistungskontrolle ist unzulässig; wer eine App mit Ortungsfunktion nutzt, informiert offen darüber. Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei der Einführung mitzubestimmen. Mehr dazu unter Datenschutz.
Nachkalkulation: aus erfassten Stunden lernen
Wer schon erfassen muss, sollte die Daten auch nutzen. Der Vergleich von geplanten und tatsächlichen Stunden je Auftrag ist die genaueste Rückmeldung, die eine Kalkulation bekommen kann:
- 1
Geplante Stunden je Auftrag festhalten
Schon in der Kalkulation steht, wie viele Stunden für Arbeitsvorbereitung, Zuschnitt, Bearbeitung, Oberfläche und Montage veranschlagt sind – das ist die Vergleichsgrundlage.
- 2
Tatsächliche Stunden je Auftrag und Tätigkeit erfassen
Nicht nur „Arbeit“, sondern Auftrag und Arbeitsschritt. Mit einer App geht das mit zwei Klicks, auf Papier mit einer Zeile je Auftrag.
- 3
Abweichungen auswerten
Nach Abschluss geplante und tatsächliche Stunden vergleichen und nach der Ursache fragen: falsch kalkuliert, unerwarteter Mehraufwand, Nachtrag nicht abgerechnet, Ablauf gestört?
- 4
Kalkulation anpassen
Wiederkehrende Abweichungen – etwa bei Oberflächen oder Montage – fließen in die Kalkulationswerte ein. So wird jedes Angebot ein wenig genauer.
Wie die Stundensätze entstehen, die in der Kalkulation stehen, zeigt die Auftragskalkulation; wie aus den Zahlen ein Blick auf die Wirtschaftlichkeit wird, Preisgestaltung und Wirtschaftlichkeit.
Die häufigsten Stolpersteine
Probleme entstehen meist nicht durch die Pflicht selbst, sondern durch halbherzige Umsetzung:
| Stolperstein | Abhilfe |
|---|---|
| Nur Überstunden aufgeschrieben | Beginn, Ende und Dauer jeder Arbeitszeit erfassen – nicht nur, was über acht Stunden hinausgeht. |
| Montagetage mit 11 oder 12 Stunden | Rückfahrt einplanen, Montage auf zwei Tage verteilen oder Übernachtung vorsehen. |
| Pausen pauschal abgezogen, aber nicht gemacht | Pausen tatsächlich nehmen lassen und so erfassen, wie sie gemacht wurden. |
| Zeiten am Monatsende aus dem Gedächtnis | Am selben Tag erfassen – mit App oder Zettel im Montagewagen. |
| Erfassung ohne Kontrolle | Wöchentlich prüfen; die Verantwortung bleibt beim Betrieb. |
| Ortung per App als heimliche Kontrolle | Nur erfassen, was nötig ist, und offen über GPS-Funktionen informieren. |
Vorlagen für Zeit und Urlaub
Der Zeiterfassungszettel trennt Fertigung, Montage und Fahrzeit je Auftrag – die Grundlage für die Nachkalkulation. Der Urlaubsplaner hält Abwesenheiten und Kapazitäten fürs ganze Jahr im Blick. Für Betriebe bis zehn Beschäftigte bleibt Papier nach dem Entwurf auch künftig zulässig.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Muss ich die Arbeitszeit in einem kleinen Betrieb wirklich schon erfassen?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber schon nach dem Arbeitsschutzgesetz Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen müssen – unabhängig von der Betriebsgröße. Eine bestimmte Form ist bisher nicht vorgeschrieben; Papier ist zulässig, solange es verlässlich und vollständig ist.
Was ändert sich mit dem neuen Arbeitszeitgesetz?
Nach dem Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom 18. Juni 2026 soll die Arbeitszeit künftig elektronisch und grundsätzlich am selben Tag erfasst werden. Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen davon ausgenommen bleiben, für größere sind gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen. Eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit soll nur über Tarifverträge möglich werden. Beschlossen ist das noch nicht – bis dahin gilt die heutige Rechtslage (Stand Oktober 2026).
Dürfen die Mitarbeiter ihre Zeiten selbst aufschreiben?
Ja. Die Erfassung darf an die Beschäftigten delegiert werden. Der Betrieb muss aber dafür sorgen, dass sie vollständig und richtig ist, sie regelmäßig prüfen und Verstöße gegen Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeit abstellen.
Ist die Fahrt zur Baustelle Arbeitszeit?
Fahrten vom Betrieb zur Baustelle und zurück gehören in aller Regel zur Arbeitszeit – erst recht für den, der den Firmenwagen fährt. Die Fahrt von zu Hause zum Betrieb ist dagegen Privatsache. Fährt jemand auf Anweisung direkt von zu Hause zur Baustelle, zählt nach verbreiteter Praxis zumindest die Zeit, die über den normalen Arbeitsweg hinausgeht. Wie Fahrzeiten bezahlt werden, regeln oft Tarif- oder Arbeitsvertrag.
Was gilt für Minijobber?
Für geringfügig Beschäftigte schreibt das Mindestlohngesetz ausdrücklich vor, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens nach sieben Tagen aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Seit 2026 liegt der Mindestlohn bei 13,90 € pro Stunde, die Minijob-Grenze bei 603 € im Monat.
Geht Vertrauensarbeitszeit noch?
Ja, aber nur ohne Kontrolle der Anwesenheit, nicht ohne Erfassung. Auch wer seine Arbeitszeit frei einteilt, muss sie aufzeichnen, damit Höchstarbeitszeit und Ruhezeit eingehalten werden.
Was droht bei Verstößen?
Verstöße gegen Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeit können mit Bußgeldern bis 30.000 € geahndet werden, Verstöße gegen Aufzeichnungspflichten des Mindestlohngesetzes ebenfalls. Kontrolliert werden Betriebe von den Arbeitsschutzbehörden der Länder und beim Mindestlohn vom Zoll. Wichtiger im Alltag: Ohne Zeiterfassung lassen sich Überstunden im Streit kaum widerlegen.
Wie lange müssen Zeitaufzeichnungen aufbewahrt werden?
Nach Arbeitszeitgesetz und Mindestlohngesetz mindestens zwei Jahre. Dienen die Stundenzettel als Grundlage für Lohnabrechnung oder Kundenrechnung, sind sie Buchungsbelege mit acht Jahren Frist.
Weiterführend
Wie Montagen und Werkstattzeiten gemeinsam geplant werden, zeigt die Projektplanung, wie lange Zeitnachweise aufbewahrt werden müssen, die Aufbewahrungspflichten.
Stand: Oktober 2026. Alle Angaben ohne Gewähr und keine Rechtsberatung im Einzelfall. Für eine verbindliche Einschätzung zu deinem Betrieb wende dich an eine arbeitsrechtliche Beratung oder die Handwerkskammer.