Projektplanung in der Schreinerei

Die Plantafel: alle Projekte, alle Phasen

Früher hing sie als Pinnwand oder Magnettafel im Büro: eine Spalte je Phase, ein Kärtchen je Auftrag. Digitale Programme arbeiten nach demselben Prinzip, das dort Kanban heißt – ergänzt um Fälligkeiten, Benachrichtigungen und Anhänge. Bewährt haben sich acht Spalten:

Jede Karte wandert von links nach rechts. „Montagebereit“ heißt: gefertigt, der Termin steht. Läuft die Montage ohne Mängel, geht die Karte direkt zur Rechnung, sonst über die Nacharbeiten. Mit der Rechnung verlässt sie die Tafel und wandert ins Archiv – auf der Tafel steht nur, was noch Arbeit macht.

Die Grundregel: Jeder Kunde wird angelegt

Die wichtigste Regel ist zugleich die einfachste: Jede Anfrage wird als Projekt angelegt – auch die Reparatur, der Kleinauftrag und die Anfrage, aus der am Ende nichts wird. Ab dann durchläuft sie dieselbe feste Folge von Phasen. Das zahlt sich mehrfach aus:

• Nichts geht verloren: Rückrufe, Angebote und Nachfassen stehen mit Termin auf der Tafel – nicht auf Zetteln oder im Kopf.
• Alle sehen denselben Stand: Büro, Werkstatt und Montage wissen, was als Nächstes kommt.
• Kunden bekommen sofort Auskunft, wenn sie anrufen – auch wenn die zuständige Person gerade nicht da ist.
• Engpässe fallen früh auf, etwa wenn sich Projekte in der AV stauen, bevor sie Termine kosten.
• Kennzahlen werden messbar: Auftragsquote, Durchlaufzeit und Termintreue lassen sich erst ermitteln, wenn alle Projekte auf der Tafel stehen.

Was auf jede Projektkarte gehört

Die Karte ist die Akte des Projekts: Wer sie öffnet, soll ohne Rückfrage wissen, worum es geht, wer zuständig ist und was als Nächstes fällig ist.

Termine: rückwärts vom Montagetermin planen

Steht der Montagetermin fest, etwa weil der Kunde einzieht, wird rückwärts gerechnet: Für jede Phase ergibt sich ein spätester Termin. Diese Zwischentermine kommen als Fälligkeit auf die Karte – so fällt eine Verzögerung in der AV auf, solange sich die Montage noch halten lässt. Beispiel für den Einbauschrank von der Projektkarte:

Kapazität: Passt der Auftrag noch in die Woche?

Die Tafel zeigt, wo ein Projekt steht – aber nicht, ob die Werkstatt es schafft. Dafür werden die kalkulierten Stunden der Aufträge den verfügbaren Stunden je Woche gegenübergestellt. Beispiel für eine Werkstattwoche:

Pinnwand, Kanban-App oder Branchensoftware?

Welche Form der Plantafel passt, hängt vor allem davon ab, wie viele Projekte parallel laufen und wo Angebote und Rechnungen heute entstehen:

CRM- und Branchenprogramme wie HERO bilden die Phasen als Projektpipeline ab: Für jede Phase lassen sich Erinnerungen hinterlegen, und beim Statuswechsel bekommen die Zuständigen ihre Aufgaben automatisch. Weil Angebot, Auftrag und Rechnung im selben Programm entstehen, entfällt die doppelte Pflege. Andere Anbieter wie Plancraft verbinden Kalkulation und Rechnung mit einer Plantafel.

Kanban-Programme im Überblick

Diese vier Programme sind in Handwerksbetrieben verbreitet. Was hier Spalte heißt, nennt MeisterTask Abschnitt, Planner Bucket und Trello Liste.

In sechs Schritten zur eigenen Plantafel

Ob Pinnwand oder Programm – die Einführung gelingt, wenn die Regeln vor dem Werkzeug stehen:

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   Phasen festlegen

   Die Spalten bilden Phasen ab, nicht Personen oder Abteilungen. Die acht Phasen oben sind ein bewährter Rahmen. Wichtiger als ihre Zahl ist, dass jede Spalte eine klare Übergabe hat.

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   Regeln je Spalte aufschreiben

   Für jede Spalte steht fest, wann eine Karte weiterwandert und bis wann. Die Regeln gehören in die Spaltenbeschreibung oder als Checkliste auf die Karte – nicht in den Kopf einzelner Kollegen.

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   Eine Musterkarte anlegen

   Eine Vorlage mit allen Feldern und den Checklisten je Phase. Jedes neue Projekt entsteht als Kopie, damit alle Karten gleich aufgebaut sind.

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   Stichtag: alle laufenden Projekte übertragen

   Auch Reparaturen, Kleinaufträge und offene Angebote. Ab dem Stichtag gilt: Was nicht auf der Tafel steht, wird nicht bearbeitet.

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   Zuständige und Benachrichtigungen einrichten

   Jede Karte hat genau eine verantwortliche Person. Fälligkeiten lösen Erinnerungen aus, damit niemand täglich die ganze Tafel durchsehen muss.

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   Jede Woche gemeinsam draufschauen

   Eine kurze Runde zum Wochenstart: überfällige Karten, Montagetermine der nächsten zwei Wochen, Engpässe in AV und Werkstatt. Nach etwa vier Wochen Spalten, Regeln und Fristen nachschärfen.

Kennzahlen aus der Plantafel

Wenn jede Anfrage angelegt wird und jede Karte ihren Weg nimmt, liefert die Tafel nebenbei Zahlen, mit denen sich der Betrieb steuern lässt:

Die häufigsten Stolpersteine

Eine Plantafel scheitert selten am Programm, sondern an der Pflege. Diese Fehler kommen am häufigsten vor:

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Weiterführend

Die Stunden für die Kapazitätsplanung liefert die Auftragskalkulation, wie Kunden in jeder Phase gut informiert bleiben, zeigt die Kundenkommunikation. Rund um Abnahme, Rechnung und Zahlungseingang helfen die Artikel zu Gewährleistung und Mängelhaftung, E-Rechnung und Mahnverfahren, Fragen zu Cloud-Programmen und Kundendaten der Artikel zu Datenschutz und DSGVO.